先看这几处
先看
先别急着生成。把团队用 AI 办公，先写一页使用规则涉及的材料、来源和不能触碰的内容列出来，后面会省很多返工。
做法
把信息分成三堆：已经确认的、还要追问的、不能直接用的。这个分类比提示词写得漂亮更重要。
检查
最后抽一条真实记录试跑。看结果有没有编造、漏掉限制，或者把内部口径写成对外承诺。
团队推广 AI 办公时，不一定先写很厚的制度。很多时候，一页清楚的使用规则就能减少大部分误用。
这页规则应该先写能做什么。比如可以整理会议纪要、生成文档初稿、归类客户问题、提炼表格说明。范围越具体，同事越容易开始。
第二部分写不能做什么。比如不能上传密钥、密码、未脱敏客户资料，不能让 AI 自动承诺价格和交付时间，不能把初稿直接对外发送。
第三部分写复核要求。哪些内容自己检查即可，哪些内容需要负责人确认，哪些内容必须由产品、销售、客服或法务看过再使用。
例如邮件回复场景，可以规定：日常会议邀约可自行确认后发送；涉及价格、交付、投诉和合同的邮件，必须由负责人复核。
规则要尽量短。太长的制度没人看，一页纸能覆盖 80% 常见情况，剩下的高风险问题再单独处理。
如果规则写完没人执行，可以把它放进常用模板入口。员工每次使用周报、邮件或客户问题模板前，都能看到对应边界，比单独发通知更有效。
也可以在试用群里固定一条消息，列出允许场景、禁用材料和复核联系人。新同事加入时先看这条规则，比反复口头解释更省事。
维护者要定期更新这页规则。每次出现新的误用、失败记录或权限问题，都可以把经验补进去，让规则随着真实使用变化。
一页规则的目的不是限制大家使用 AI，而是让团队知道边界在哪里。边界清楚，试用才更容易扩大。